Personel özlük dosyaları 4857 sayılı İş Kanunun 75.maddesi gereği düzenlenmektedir. İş kanununa göre her personel için işveren bir dosya oluşturmalıdır. Bu dosyayı oluşturmayan işverene 2021 yılı için 3.064,00 TL idari para cezası uygulanır. Peki neler olmalı bu özlük dosyasında? Öncelikle işe alacağınız personelden kimlik fotokopisini almalısınız, çünkü işe giriş bildirimlerini TC kimlik numarası üzerinden yapıyorsunuz. Vesikalık resim, kan grubu kartı, sağlık raporu, işiyle ilgiliyse ehliyet, eğitim belgesi vs. Bunların aslında her birinin ayrı ayrı bile yaptırımları mevcuttur. Örnek vermek gerekirse bir personel engelli ise ve kuruma sizin yanınızda çalışırken malullük müracaatında bulunmuşsa kurum sizden sağlık raporunu ister. O kişi işe başlarken sağlıklı mıydı değil miydi kontrol eder. Eğer işe başlarken de kişinin engeli varsa malullük aylığını bağlamaz. Veya kan grubu kartı, iş yerinde bir kaza meydana geldiğinde ve kaza geçiren kişiye kan lazım olduğunda ilk kan grubu kartlarına bakılır. Uygun gruptakilerden kan alınabilir. Personeliniz adli bir vakaya karıştığında emniyet sizden vesikalık resmini, ve diğer belgelerini göndermenizi talep edebilir. Özlük dosyaları bir tek işçi tarafından getirilen evraklardan oluşmuyor. İşverenin de bu dosyada tutması zorunlu belgeleri mevcut. Bir personel için iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, işyeri disiplin yönetmeliği, ücret hesap pusulası, izin çizelgesi ve zimmet formlarını saklaması gereklidir. Bir personelin ne kadar çalışacağı, ne iş yapacağı, ne kadar ücret alacağı iş sözleşmesiyle belirlenir. Bir incelemede müfettişler ilk olarak iş sözleşmesini inceler. İş sözleşmeleri her iki tarafından imzalamasıyla geçerli olur ve bir örneği işçiye verilir. İş sözleşmesinin olmaması ve işçiye sunulmamasının cezası 292,00 TL’Dir. İşyeri disiplin yönetmeliğinde ise personelin işyerine nasıl gelip, ne şekilde çalışacağı belirtilir. Bir şirkette çalışanların takım elbiseyle mi gelip gideceği, sakal ve saç uzatmanın serbet olup olmadığı bu şekilde belirtilir. Ayrıca yine işe giriş bildirgesi ve ücret hesap pusulalarının da işveren tarafından personel özlük dosyasında muhafaza edilmesi gerekmektedir. Eksik belgeler işçi şikayetlerinde de işveren aleyhine kullanılır. Yıllık İzin Nedir, Kim Ne Kadar İzin Kullanır? Yıllık ücretli izin süreleri 4857 sayılı iş kanunun 53. Maddesinde belirtilmiştir. İlgili maddede ‘İşyerinde işe başladığı günden itibaren, deneme süresi de içinde olmak üzere, en az bir yıl çalışmış olan işçilere yıllık ücretli izin verilir.’ hükmü bulunmaktadır. Bu kanun gereği işveren personelin yıllık izin hakkını engelleyemez, işçi de yıllık izin hakkında vazgeçemez. Sadece iş akdi fesih durumlarında kalan kullanılmamış izin süreleri ücret olarak ödenebilir. Ayrıca yıllık izin süreleri işveren tarafından bölünemez, işçinin rızası olması durumunda bir kısmı 10 günden az olmayacak şekilde bölünebilir. Yıllık izne çıkmadan 30 gün öncesinden işçi işverene yazılı talepte bulunmalıdır, işin aksaması durumu söz konusu olacaksa işveren başka bir tarihe kaydırma yapmasını talep edebilir işçiden. Yıllık İzin Süreleri; 1 Yıldan 5 yıla kadar çalışması olan personele 14 gün, 6 Yıldan 14 yıla kadar çalışması olan personele 20 günden, 15 Yıl ve daha fazla hizmeti bulunan personellere ise 26 günden az izin verilemez. Yıl geçişlerinde genellikle tartışmalar yaşanmaktadır, 20 günlük izin süresi 5. Yılda değil, 6. Yılında kullanılır. 26 günlük izin süresi ise 15’inci yıldan itibaren kullanılır. Yeraltı ve maden işlerinde çalışan personellere yukarıda belirtilen sürelere dörder gün arttırılarak ücretli izin kullandırılır. Ayrıca 18 yaşından küçük, 50 ve üzerinde yaşı bulunan personellere de hizmet süresine bakılmaksızın 20 gün ücretli izin kullandırılır. Personelin yıllık ücretli iznini yasaya aykırı bölen, kullandırmayan veya ücretini ödeyemeyen işverene 555 TL idari para cezası uygulanır. Babalık İzni Nedir, Kaç Gündür? Babalık iznini en saçma uygulayan ülkeler arasında kesinlikle lider durumdayız. Çünkü memur baba olursa 10 gün, 4/a’lı işçi baba olursa 5 gün, 4/b’li sözleşmeli personel baba olursa 2 gün babalık izni uygulanıyor. Peki babalık izni doğumdan önce kullanılır mı, maalesef kullanılmaz. Babalık izni doğumdan sonra başlar ve doğum olan günü de kapsar. Babalık izni içerisine giren Pazar günü de 5 günden düşülür. Yani yıllık izin gibi Pazar günleri çıkılmaz.