Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında vatandaşların kişisel verilerine ilişkin veri sorumlularına (şirketler, kurumlar ve veri işleyenler) yaptıkları başvuruların yanıtlanma usullerine dair önemli bir kamuoyu duyurusu yayımladı. Kurum, başvuruların telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla sözlü olarak yanıtlanmasının "resmi cevap" yerine geçmeyeceğini net bir dille uyardı.
İncelemelerde "Sözlü Geçiştirme" Usulsüzlüğü Tespiti
KVKK tarafından yürütülen inceleme ve şikayet dosyalarında; bazı veri sorumlularının, vatandaşların Kanun'un 11. maddesinde yer alan "kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, silinmesini veya düzeltilmesini talep etme" gibi hakları doğrultusunda sundukları dilekçelere yalnızca telefonla arayarak veya şifahi bilgilendirme yaparak geri dönüş sağladıkları tespit edildi. Kurum, bu tür sözlü iletişimlerin yasal yükümlülüğü karşılamadığını altını çizerek vurguladı.
Yazılı veya Elektronik Ortam Şartı
Duyuruda, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine atıfta bulunularak, başvuruların en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmasının ve cevabın ilgili kişiye yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza/mobil imza ya da e-posta gibi elektronik ortamda iletilmesinin yasal bir zorunluluk olduğu hatırlatıldı.
KVKK, sözlü bilgilendirmelerin ispat niteliği taşımadığına dikkat çekerek resmi bir cevap metninde şu unsurların yer almasının şart olduğunu bildirdi:
Veri sorumlusu veya temsilcisine ait kimlik ve iletişim bilgileri,
Başvuru sahibinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport/kimlik no) ve tebligata esas adresi,
Başvurunun talep konusu ve veri sorumlusunun talebe ilişkin gerekçeli hukuki/teknik açıklamaları.
Sözlü olarak verilen yanıtların yasal cevap sayılmaması nedeniyle, veri sorumlusundan yazılı veya elektronik bir belge almayan vatandaşların başvuruları "cevapsız" niteliğinde değerlendirilebilecek. Başvuru tarihinden itibaren 30 günlük yasal cevap süresi içinde mevzuata uygun yanıt alamayan veya verilen yanıtı yetersiz bulan kişilerin Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakları korunacak.
