Karara göre, Hususi damgalı pasaport müracaatı, İçişleri Bakanlığı ve Bakanlıkça müştereken belirlenen talep formu aracılığıyla yapılacak. Müracaat sahibi tarafından eksiksiz olarak doldurulan ve imzalanan talep formu, firmayı temsile yetkili kişi/kişiler tarafından da imzalanarak, firmanın üyesi olduğu ihracatçı birliğine sunulacak. Müracaat sahibinin firma yetkilisi olduğunu ve talep formunu imzalayan firmayı temsile yetkili kişinin/kişilerin anılan yetkiyi haiz olduklarını tevsik etmeye yönelik belgeler müracaat sahibi tarafından talep formuna eklenecek. İhracatçı birliği, müracaat sahibinin firma yetkilisi olduğuna ve talep formunu imzalayan firmayı temsile yetkili kişinin/kişilerin anılan yetkiyi haiz olduklarına dair ibraz edilen belgeleri inceleyecek. Talep formundaki tüm bilgilerin tam ve doğru olarak doldurulduğuna ilişkin kontroller yapıldıktan sonra form, firmanın üyesi olduğu ihracatçı birliğinin sekretarya hizmetlerini yürüten ihracatçı birlikleri genel sekreteri veya yetkilendireceği genel sekreter yardımcısı tarafından imzalanacak. Eksiksiz olarak doldurularak imzalanan talep formu, onaylanmak üzere bölge müdürlüğüne sunulur. Talep formundaki tüm bilgiler tam ve eksiksiz olarak doldurtularak firmada pasaport alabilecek yetkili kişi sayısı açısından da gerekli kontroller yapıldıktan sonra form, Bakanlık tarafından yetkilendirilen bölge müdürü, bölge müdür yardımcısı veya şube müdürü tarafından onaylanacak. Müracaat, bölge müdürlüklerince onaylanan talep formu ve gerekli diğer belgelerle birlikte şahsen yapılacak. Talep formunda eksik, yanlış ve/veya yanıltıcı beyana yer verilmesi halinde doğabilecek hukuki sorumluluk, talep formunu imzalayan müracaat sahibi firma yetkilisi, firmayı temsile yetkili kişi/kişiler ve ihracatçı birlikleri genel sekreteri veya yetkilendireceği genel sekreter yardımcısına ait olacak. Hususi damgalı pasaport alan firma yetkilileri, pasaportun geçerlilik süresi içerisinde hususi damgalı pasaport alabilme şartlarından herhangi birini kaybetmeleri halinde pasaportunu derhal iade etmekle yükümlü olacak. Bu durum, firma tarafından formu onaylayan bölge müdürlüğüne, bölge müdürlüğünce de derhal pasaportu veren il nüfus ve vatandaşlık müdürlüğüne bildirilecek ve pasaport bu il nüfiıs ve vatandaşlık müdürlüğünce iptal edilecek. İade yükümlülüğünü yerine getirmediği tespit edilen firma yetkililerine ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmediği tespit edilen firmanın diğer yetkililerine dört yıl müddetle hususi damgalı pasaport verilmeyecek.